Revisionssicher archivieren

Die für alle Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können mit inoxision Archive erfüllt werden.

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secureMail

inoxision Mail kümmert sich nicht nur um die sichere Archivierung der Mailkommunikation – inoxision Mail User erhalten zusätzlich die Funktion inoxision secureMail, welches ihnen ermöglicht, verschlüsselte E-Mails aus Microsoft Outlook zu versenden die der Empfänger nur durch Passworteingabe einsehen kann.

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OCR-Texterkennung

Bereits im Standard ist in inoxision Enterprise Suite eine OCR-Texterkennung enthalten. Dies ermöglicht, lesbare Texte mittels der OCR-Scheren-Funktion auszulesen.

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Tobit David® Integration

Tobit David® Integration
Das inoxision ARCHIVE-Plug-in für Tobit David® bietet einen direkten Zugriff auf Archivfunktionen direkt aus dem Mail-Client. Sowohl die Recherche inkl. Volltextsuche als auch die Ablage von E-Mails sind direkt in die Oberfläche integriert.Intelligente Rechercheszenarien ermöglichen einen schnellen Überblick über den Mailverkehr und sind nach verschiedensten Kriterien selektierbar. Durch die Nutzung der Tobit David® Scripts ist die Integration durch den Fachhandelspartner für kundenspezifische Anforderungen flexibel anpassbar.

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Microsoft® Outlook Add-In

Microsoft® Outlook Add-In
Dass Sie mit dem inoxision Outlook-AddIn direkt aus Outlook komfortabel nach E-Mails suchen können, ist Ihnen wahrscheinlich bekannt. Neu ist die Ablageordner-Funktion.

Hier ist es möglich, einen Outlook-Unterordner als „inoxision ARCHIVE Ablageordner“ zu definieren. Verschiebt man eine E-Mail-Nachricht in den Ordner, wird diese revisionssicher archiviert. Dies funktioniert übrigens auch, wenn die Nachricht durch eine Outlook-Regel verschoben wird.

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Windows-Archivdruckertreiber

Ein herausragendes Merkmal von inoxision ARCHIVE ist der enthaltene Windows-Archivdruckertreiber. Mit ihm können Sie Ausdrucke aus jeder Windows-Software archivieren – beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in Word erstellten Geschäftsbriefe. In der Praxis drucken Sie das jeweilige Dokument nicht auf dem normalen Büro-Drucker aus, sondern wählen den inoxision-Archivdrucker – und schon ist das Dokument archiviert.

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Smartphone und Tablet Apps

Mit den inoxision Smartphone / Tablet Apps erhält jeder inoxision Archive Nutzer die Option, ausgehend von jeweils zwei mobilen Endgeräten auf das Archiv zuzugreifen. Somit können auch von unterwegs sofort Informationen aus dem Archiv-Datenpool abgerufen werden.

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Barcode-Erkennung

Automatische Verschlagwortung durch Barcode-Erkennung und Rückläuferbelege
Sowohl die generell enthaltene OCR-Erkennung als auch die phonetische Advanced OCR-Erkennung können alle international genormten Barcodes entschlüsseln. In Verbindung mit dem inoxision ARCHIVE-Modul „Stapelverarbeitung“ besteht so die Möglichkeit, mit Barcodes erstellte Dokumente automatisch zu verschlagworten. In der Praxis kann diese Funktion auch zum Ablegen sogenannter „Rückläuferbelege“ verwendet werden.

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Webclient

Mit dem inoxision ARCHIVE-Webclient, haben inoxision Nutzer (Clients) den sicheren und definierten Zugriff auf archivierte Dokumente, direkt über den Webbrowser.

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QR-Code-Erkennung

Automatische Verschlagwortung durch QR-Code-Erkennung und Rückläuferbelege
Sowohl die generell enthaltene OCR-Erkennung als auch die phonetische "Advanced OCR"-Erkennung können QR-Codes entschlüsseln. In Verbindung mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Stapelverarbeitung“ besteht so auch die Möglichkeit, mit QR-Code erstellte Dokumente automatisch zu verschlagworten.

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ARCHIVE Manager

Die inoxision Administrationsumgebung, „der Manager“, wurde neu entwickelt. Als Erstes fällt auch hier die neue Oberfläche auf. Die wirklichen Änderungen findet man aber im Leistungsumfang: So unterstützt der Manager Skripting und Zeitsteuerung. Neu ist auch die Rollenverwaltung, welche die Konfiguration von Dokumentenzugriffsberechtigungen nochmals vereinfacht. Hilfreich ist auch der System-Benchmark, welcher die Systemleistung in Laufzeit analysiert und „grafisch“ darstellt.

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