Auch innerhalb der Finanzbuchhaltung entstehen Dokumentenarten, durch deren digitale Archivierung die Aufbewahrung gewährleistet wird und ein schneller Zugriff auf diese Dokumente entsteht. Nennenswert sind hier die ausgehenden Mahnungen oder Kontenblätter, welche dann per Klick einsehbar sind.
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Während die dokumentenechte Ablage von ein- und ausgehenden Briefen im Grunde bereits mit jeder inoxision ARCHIVE Basislizenz möglich ist, bietet das inoxision DMS Modul zusätzlich die Möglichkeit, auch „lebende“ Dokumente zu verwalten. Hierbei ist es möglich ein archiviertes Dokument (bspw. einen Brief oder auch einen Vertrag) jederzeit wieder aufzurufen, ...
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Ob Angebote, Vorgänge oder Besuchsberichte zu einer Adresse, ob technische Beschreibungen, Zeichnungen oder Bedienungsanleitungen zu einem Artikel, ob Prüfprotokolle oder Gutachten zu einem Gerät, einem Fahrzeug, einer Seriennummer, ob Anstellungsverträge oder Lohnabrechnungen zu einer Personalnummer, oder ob Provisions- und Spesenabrechnungen zu einem ...
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Mit dieser Option (zusätzlich zur Option 1) überwacht inoxision ARCHIVE nach den durch Sie vorgegebenen Regeln automatisch die Eingangsrechnungen und informiert Sie bspw. wenn: „Eine Fachabteilung eine Eingangsrechnung länger als X Tage nicht bearbeitet hat.“ oder auch „Die Skontofrist einer ungeprüften Rechnung auslaufen würde.“
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Mit dieser Option (für alle Varianten) ist es möglich, den unternehmensinternen Prüfprozess einer Eingangsrechnung über inoxision ARCHIVE zu steuern. Je nach Einstellung wird eine Eingangsrechnung so bspw. zuerst der jeweiligen Fachabteilung als zu prüfendes Dokument vom System vorgelegt – gibt diese den Beleg frei wird er danach bspw. der Geschäftsleitung vorgelegt – gibt diese ebenfalls frei, geht der Beleg in die Buchhaltung.
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Bei dieser Variante bringen Sie beim Erfassen der Eingangsrechnung in Ihrem Finanzbuchhaltungs - oder ERP-System einen Aufkleber auf dem Dokument auf, der einen QR-Code enthält. Danach können alle Eingangsrechnungen im Stapel eingescannt werden - und inoxision ARCHIVE legt diese automatisch mit den im QR-Code enthaltenen Schlagwort-Informationen ab, bspw. also einer Buchungsnummer.
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Bei dieser Variante besteht für Sie zusätzlich die Möglichkeit, inoxision ARCHIVE auf die Rechnungsformulare Ihrer Lieferanten anzulernen, so dass inoxision ARCHIVE während bzw. nach dem Einscannen automatisch erkennt, um welchen Lieferanten es sich handelt und wo auf dessen Dokument die Schlagwörter wie bspw.
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Selbst das „simple“ Einscannen von Einzelseiten und Verschlagworten von Eingangsrechnungsbelegen bringt die Vorteile der effizienten Recherche mit sich. Bei dieser Variante verschlagworten Sie jede gescannte Eingangsrechnung manuell, geben also bspw. Belegnummer, Datum und Lieferant per Tastatur ein. Das eigentliche Einscannen kann hier je nach Gerätetyp einzeln oder gesammelt erfolgen.
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Sicherlich haben Sie bereits in Ihrem Warenwirtschaftssystem die Möglichkeit, erstellte Ausgangsrechnungen aus Datenbanksicht wieder einzusehen – um Dokumente jedoch dokumentenecht (im Sinne des Steuerrechts/Handelsbriefes) aufzubewahren, sowie zum Erstellen von späteren Kopien, werden diese i.d.R. in Papierform vorgehalten.
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In vielen Unternehmen gibt es sog. Rückläuferbelege, also bspw. Ausgangslieferscheine auf welchen der Kunde für den Erhalt der Ware gezeichnet hat oder der Fahrer Rücknahmemengen vermerkt hat; erstellte Angebote oder Auftragsbestätigungen auf welchen der Kunde unterschrieben hat; oder auch Reklamations- oder Rücksendescheine, die Sie dem Kunden bereits beim Versand der Ware mit in die Sendung gelegt haben.
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