Mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Stapelverarbeitung" wird das Verschlagworten von wiederkehrenden, einzuscannenden Dokumenten automatisiert. Im Detail wird hier einmalig anhand einer Maske definiert, wo auf einem Beleg welches Schlagwort zu finden ist (beispielsweise wo sich auf einer Eingangsrechnung von Lieferant A die Belegnummer und das Belegdatum befinden). Um zwischen verschiedenen Masken zu unterscheiden, wird auch definiert, woran man eine Eingangsrechnung des Lieferanten A erkennen kann.
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Die allgemeine Zunahme des E-Mail-Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der E-Mail-Nachrichten mit sich. Mit dem inoxison ARCHIVE-Modul "Mailconnect" wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei werden sowohl die E-Mail als auch die Mail-Anhänge mit indiziert (sofern diese in einem verwertbaren Format wie bspw. DOCX sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail als auch nach einem Textfragment aus einem Mail-Anhang (Word, PDF, usw.) gesucht werden.
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Mit einer OCR-Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf einer gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen "Advanced OCR"-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht.
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Mit einer OCR-Erkennung werden grafische Daten in Zeichen umgesetzt, z.B. die Belegnummer auf einer gescannten Eingangsrechnung. Während eine normale OCR-Erkennung hierbei nur einzelne Zeichen erkennt, ist bei der für inoxision ARCHIVE erhältlichen "Advanced OCR"-Erkennung ein Wortarchiv hinterlegt, welches die gescannten Zeichen auf Plausibilität vergleicht. Unabhängig hiervon beinhaltet die inoxison "Advanced OCR"-Erkennung noch weitere Automatismen, die zu einer wesentlich höheren Erkennungsrate als bei herkömmlichen OCR Systemen führen.
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Mit dem inoxison ARCHIVE-Workflowserver werden komplexe Automatisationsprozesse realisiert. Ob es darum geht, zu bestimmten Zeiten an bestimmten Stellen Daten abzuholen, diese daraufhin zu prüfen und Feedback zu geben, oder ob es darum geht, Eskalationsmethoden in der Dokumentenbearbeitung zu realisieren – diese und andere Prozesse werden in frei gestaltbaren Makros entwickelt und vom inoxision ARCHIVE-Workflowserver ausgeführt.
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Mit dem inoxision ARCHIVE "DMS-Modul" stehen Funktionalitäten rund um das Thema Dokumentenmanagement zur Verfügung. Im Gegensatz zur reinen Archivierung, bei der Dokumente zur endgültigen Ablage im Archiv gespeichert werden und danach in der Regel nicht mehr verändert werden, sind Dokumente in einem DMS-System während Ihrer Lebensdauer ständigen Veränderungen unterworfen.
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Der Meta-Index-Server ermöglicht das Anreichern von Informationen (Daten, Kundendaten) über eine Open Database Connectivity (ODBC) Schnittstelle aus einer bestehenden Software (ERP,CRM...). Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre eingesetzte Software den Zugriff über ODBC ermöglicht oder die Informationen in Form einer CSV-Datei vorliegen.
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Mit “inoxision ARCHIVE flexIntegrate” können Recherche- und Ablagefunktionen in (fast) jede Software integriert werden ohne Änderungen an der Fremdanwendung durchführen zu müssen.
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Mit dem Integrationsclient besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen kaufmännischen Softwarelösungen und der Archivierung zu schaffen.
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Das inoxison ARCHIVE-Modul Offlineclient ermöglicht es, Archivdaten auf einem Datenträger Ihrer Wahl auszulagern. Auf diesem Wege können Sie Ihr Archiv nutzen, ohne direkt an die interne Datenbank angebunden zu sein. Auch ist es so möglich, ausgewählte Teile des Archivs an Berechtigte weiterzugeben (Steuerberater, Kunden usw.). Die Recherche im Offline-Archiv erfolgt mit Hilfe einer schlanken und leicht bedienbaren Client-Software.
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Sie besitzen schon mehrere Scanner in Ihrem Unternehmen an verschiedenen Orten/Büros? Mit Netscan können all diese lokal installierten Geräte über das Netzwerk eingebunden werden (z.B. Nutzung eines lokal angeschlossenen Scanners aus einer Terminalsitzung). Sie erreichen so eine effiziente Nutzung Ihrer Gerätelandschaft.
Mit dem inoxision ARCHIVE-Modul "Renderer" werden zeichenbasierte Ausdrucke archiviert, vergleichbar mit einem COLD-Lauf oder einer Spoolverarbeitung. In der Praxis wird dies beispielsweise bei Warenwirtschaftssystemen im AS/400- oder Unix-Umfeld benötigt, die nicht über das Windows-Drucksystem arbeiten. Mit dem inoxision ARCHIVE "Renderer" wird ein vollautomatischer Archivierungsprozess möglich, da auch hier die Dokumentenschlagworte aus dem Druckzeichenstrom erkannt werden.
Das Schutzschild für inoxision ARCHIVE. Die Gefahr durch Schadsoftware nimmt enorm zu. Deshalb ist es besonders wichtig, seine digitalen Informationen/Daten zuverlässig auf Schadsoftware zu prüfen.
Gehen Sie auf Nummer sicher! Die Erweiterung ARCHIVEprotect prüft jedes Dokument, jede E-Mail oder Anlage, die Sie aus dem inoxision ARCHIVE Datenpool öffnen nochmalig auf Schadcode. Da die Prüfung bei jedem Abruf mit den jeweils aktuellsten Erkennungsroutinen erfolgt, erhöht sich die Sicherheit durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Signaturen.
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- Einbetten der Unterschrift (mit forensischen Daten) im Originaldokument
- Nutzung z.B. direkt über Druckertreiber
- Integration in Druck oder WFL Prozesse
- Anbindung per inoxision Treiberpaket an Windows Rechner (Kommunikation per IP Endpoint Server) dadurch VPN und Terminalserverfähig.
- Bezug der Hardware über inoxision
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