Die allgemeine Zunahme des E-Mail-Aufkommens bringt auch den Bedarf einer Archivierung der E-Mail-Nachrichten mit sich. Mit dem inoxison ARCHIVE-Modul "Mailconnect" wird der ein- und ausgehende Mailverkehr voll- oder halbautomatisch archiviert. Hierbei werden sowohl die E-Mail als auch die Mail-Anhänge mit indiziert (sofern diese in einem verwertbaren Format wie bspw. DOCX sind). Beim Recherchieren nach einer E-Mail kann sowohl nach einem Textfragment aus der eigentlichen E-Mail als auch nach einem Textfragment aus einem Mail-Anhang (Word, PDF, usw.) gesucht werden.

Angebunden werden können alle POP3- oder IMAP-fähigen Mail-Systeme wie Kerio Connect, Microsoft Exchange, Tobit David usw.

inoxision ARCHIVE ermöglicht es in diesem Zusammenhang auch eingehende Telefaxe aus Tobit David oder Microsoft Exchange zu archivieren. Beim Archivieren eines Telefaxes wird wahlweise zusätzlich eine automatische OCR-Volltexterkennung durchgeführt (hierzu ist das Advanced OCR-Modul nötig).

Gesetzliche E-Mail-Archivierung

Im Rahmen der GdPdU sind Unternehmen in Deutschland zum revisionssicheren Ablegen von steuerrechtlich relevanten Daten verpflichtet. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, einfach den gesamten Mailverkehr zu archivieren. Bei einer späteren Prüfung kann so nichts fehlen.

Mit inoxision ARCHIVE Mailconnect kann entweder eine vollautomatische Ablage - jede Mail wird automatisch archiviert - oder eine halbautomatische Ablage - Sie entscheiden ob eine E-Mail archiviert wird - erfolgen.