inoxision Archive NG
Die nächste Generation der inoxision-Archive-Plattform — vorkonfigurierte Bereitstellung, integrierte Module, freie Wahl von Edition und Betriebsmodell.
In SMB enthalten in Enterpriseenthalten in Mail-Editio
Über die Plattform
inoxision Archive NG ist die aktuelle, modern aufgebaute Generation der inoxision-Archive-Software. Die Plattform vereint Dokumentenarchivierung, Volltextsuche, Zugriffskontrolle, Workflow-Funktionen, Beleg- und Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Archivierung, Automatisierung und KI-Integration in einem Produkt. Welche Module aktiv sind, bestimmt die gewählte Edition bzw. das Lizenzpaket.
Die Bereitstellung erfolgt vorkonfiguriert — als Linux-Appliance, als Synology-NAS-Paket, projektspezifisch oder als Cloud-Hosting durch den Hersteller. Die Datenbank ist im jeweiligen Bereitstellungsweg enthalten; ein separater Datenbank-Server muss nicht installiert oder lizenziert werden.
Die Web-Oberfläche ist mobil-tauglich, das System ist auf Erweiterung um weitere Module, Anbindungen und KI-Funktionen ausgelegt.
Zielgruppen
inoxision Archive NG richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die ihre Dokumente strukturiert archivieren, durchsuchbar halten, revisionssicher aufbewahren und in fachliche Prozesse einbinden.
Die Edition SMB deckt Installationen bis zehn Anwender ab — kleine Unternehmen, Vereine, Stiftungen sowie kleine Kanzleien und Praxen. Die Edition Enterprise ist für Installationen ab drei bis zu mehreren hundert Anwendern ausgelegt — mittelständische Unternehmen, Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien mit mandantenbezogener Archivierung und Beleg-Workflow, Konzerntöchter mit eigenständigem DMS für einen abgegrenzten Bereich sowie größere öffentliche Einrichtungen und Verbände. Die Mail-Edition ist auf reine E-Mail-Archivierung spezialisiert und unterstützt Installationen mit mehreren tausend Postfächern.
Daneben dient die Plattform bestehenden Anwendern der inoxision-Produktfamilie als Wechseloption in die aktuelle Generation.
Bereitstellung
inoxision Archive NG wird in drei standardisierten Bereitstellungs-Varianten angeboten. Die für den Betrieb erforderliche Datenbank ist im jeweils gewählten Weg enthalten und vorkonfiguriert.
Linux-Appliance Vorkonfiguriertes ISO-Image, das auf einem beliebigen Server (physisch oder virtuell) installiert wird. Inhalte: Linux-Betriebssystem, vorkonfigurierte PostgreSQL-Datenbank, inoxision Archive NG Server, Updater und alle Hilfsdienste. Geeignet für mittlere bis größere Installationen sowie für Kunden, die einen dedizierten Server für die Lösung bereitstellen.
Synology-NAS-Paket Native Installation auf Synology-NAS-Geräten über das Synology-Paketzentrum. Die eingebettete SQLite-Datenbank wird automatisch eingerichtet, ein separater Datenbank-Server entfällt. Geeignet für kleine und mittlere Installationen, die bereits ein NAS im Einsatz haben oder eines anschaffen möchten.
Projektspezifische Installation (Linux oder Windows) Auf bestehender Linux- oder Windows-Server-Infrastruktur des Kunden, abgestimmt auf vorhandene Datenbank- und Backup-Landschaften. Diese Variante erfolgt nach Vereinbarung und wird als zusätzlicher Projekt-Aufwand kalkuliert.
Cloud-Hosting durch den Hersteller Ergänzend zu allen drei On-Premises-Varianten kann der Betrieb auch vollständig durch den Hersteller in einem deutschen Rechenzentrum erfolgen. Bei Abo-Lizenzen ist das Cloud-Hosting ohne Aufpreis im Paket enthalten und umfasst 100 GB Speicherplatz in der Edition SMB bzw. 200 GB in der Edition Enterprise. Zusätzlicher Speicherplatz ist in Paketen gegen Aufpreis erweiterbar. Bei Kauflizenzen kann das Cloud-Hosting gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
Editionen im Überblick
Die Plattform wird in zwei Hauptpaketen sowie einer spezialisierten Mail-Variante angeboten:
inoxision ARCHIVE
Leistungsstarke E-Mail-Archivierung für jede Unternehmensgröße
Reine Mail-Archivierung, mehrere tausend Postfächer möglich
• Plugins für Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird
• inkl. Auswertungen
(Mail Analytics)
(Mail Analytics)
Plattform, Mail-Archivierung, MailArchive Analytics, Outlook- und Thunderbird-Integration. Verarbeitungs-Module für E-Rechnung, DATEV und DMS-Import/-Export sind in dieser Edition technisch nicht freigeschaltet.
inoxision ARCHIVE
SMB
Voll ausgestattet für kleine Unternehmen – effizient integriert, sofort produktiv
• E-Mail- und Dokumentenarchivierung inkl.
E-Rechnungen
• einfache Integration in besehenden Prozesse
Plattform, Archiv, E-Mail-Archivierung, E-Rechnungs-Verarbeitung, KI-Datenextraktion, DATEV-Export, Import/Export, Automatisierung, Backup
bis 10 Anwender
inoxision ARCHIVE
ENTERPRISE suite
Erweiterte Workflows und Integration für komplexe Anforderungen
• 4-Augen-Freigabe und Workflow-Steuerung
• flexible Anbindung in bestehende Systemlandschaften
Vollständiger Umfang von SMB, zusätzlich Belegfreigabe, App Designer, Vertragsmanagement und alle weiteren Geschäftsanwendungen
ab 3 Anwender, ohne Obergrenze
Lizenz- und Hostingmodell
inoxision Archive NG steht in zwei Lizenzmodellen zur Verfügung:
Abo-Lizenz Laufende monatliche oder jährliche Gebühr. Cloud-Hosting durch den Hersteller, aktive Softwarepflege und Versionsupdates sind ohne Aufpreis im Paket enthalten. Im Cloud-Hosting sind 100 GB Speicherplatz (SMB) bzw. 200 GB Speicherplatz (Enterprise) enthalten, weiterer Speicherplatz ist in Paketen gegen Aufpreis erweiterbar. Die Anzahl der Anwenderlizenzen ist jederzeit anpassbar.
Kauflizenz Einmaliger Erwerb der Software. Softwarepflege wird separat als laufender Vertrag abgeschlossen und ist Voraussetzung für Versionsupdates sowie für einzelne Module mit regulatorischer Pflege (E-Rechnung, DATEV, MailArchive Analytics, KI-Assistent, inoxrelay-Tunnel). Cloud-Hosting ist im Kaufmodell nicht standardmäßig enthalten — der Betrieb erfolgt On-Premises beim Kunden. Auf Wunsch kann Cloud-Hosting gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
Beide Modelle erlauben jederzeit den Wechsel zwischen On-Premises-Betrieb und Cloud-Hosting (im Kaufmodell mit der entsprechenden Hosting-Position).
Im Basisumfang enthalten
Die Plattform stellt unabhängig von der gewählten Edition die folgenden Grundfunktionen bereit:
- Dokumentarchivierung mit dynamischen Dokumentenklassen, Schlagwortfeldern, Matrix-Feldern und benutzerdefinierten Eigenschaften
- Volltext- und Metadatensuche mit Berücksichtigung der Zugriffsrechte
- Mehrstufige Zugriffskontrolle auf Ebene Anwender, Gruppe, Archiv und Dokumentenklasse, mit Erlaubnis- und Sperrlisten
- Konfigurations-Hierarchie Standard → Gruppe → Anwender mit Override
- Audit-Protokoll aller Aktionen, filter- und exportierbar
- Verschlüsselung der Dokumente (AES-256), verschlüsselte Übertragung, Passwort-Hash-Speicherung
- Anmeldung über lokale Datenbank, IMAP, LDAP/Active Directory oder OAuth 2.0 für Microsoft 365
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) mit Wiederherstellungs-Codes, erzwingbar global, pro Gruppe oder pro Anwender
- Texterkennung (OCR) für gescannte und bildbasierte Dokumente, mit automatischem Nachladen der Sprachpakete
- Text-Extraktion aus PDF, Word, Excel, Bildern und E-Mails für die Volltextsuche
- HTTPS-Zertifikate über Let’s Encrypt mit automatischer Verlängerung
- Echtzeit-Dashboard mit System-Metriken, Archiv-Statistiken, Sitzungen, Indizierungsfortschritt und Sicherheitsereignissen
- REST-API mit dokumentiertem Schnittstellen-Katalog
- Standardisierte Schnittstelle für die Einbindung KI-basierter Assistenten
- Modernes Verwaltungs-UI mit Dark Mode und eingebettetem KI-Assistenten
- Self-Update-Mechanismus mit Rollback
Lizenz- und Hostingmodell
inoxision Archive NG steht in zwei Lizenzmodellen zur Verfügung:
Abo-Lizenz Laufende monatliche oder jährliche Gebühr. Cloud-Hosting durch den Hersteller, aktive Softwarepflege und Versionsupdates sind ohne Aufpreis im Paket enthalten. Im Cloud-Hosting sind 100 GB Speicherplatz (SMB) bzw. 200 GB Speicherplatz (Enterprise) enthalten, weiterer Speicherplatz ist in Paketen gegen Aufpreis erweiterbar. Die Anzahl der Anwenderlizenzen ist jederzeit anpassbar.
Kauflizenz Einmaliger Erwerb der Software. Softwarepflege wird separat als laufender Vertrag abgeschlossen und ist Voraussetzung für Versionsupdates sowie für einzelne Module mit regulatorischer Pflege (E-Rechnung, DATEV, MailArchive Analytics, KI-Assistent, inoxrelay-Tunnel). Cloud-Hosting ist im Kaufmodell nicht standardmäßig enthalten — der Betrieb erfolgt On-Premises beim Kunden. Auf Wunsch kann Cloud-Hosting gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
Beide Modelle erlauben jederzeit den Wechsel zwischen On-Premises-Betrieb und Cloud-Hosting (im Kaufmodell mit der entsprechenden Hosting-Position).
Technische Voraussetzungen
Abhängig von der gewählten Bereitstellungsvariante:
Linux-Appliance Hardware oder Hypervisor mit ausreichend Ressourcen (Empfehlung abhängig von Anwender-Anzahl und Dokumenten-Volumen, Richtwerte werden im Vorfeld abgestimmt). Internet-Zugang nur für optionale Funktionen (Versionsupdates, KI-Datenextraktion, Peppol-Anbindung, inoxrelay-Tunnel, Microsoft-365-Anbindung).
Synology-NAS-Paket Synology-NAS mit unterstütztem DSM-Stand und ausreichenden Ressourcen. Internet-Zugang nur für optionale Funktionen (siehe oben).
Projektspezifische Installation Wird im Rahmen der Projektabstimmung festgelegt.
Cloud-Hosting Keine Voraussetzungen beim Kunden außer einem Web-Browser und (optional) den Outlook- bzw. Thunderbird-Add-Ins für die Mail-Integration.
Abgrenzung
Nicht im Lieferumfang der Software-Plattform enthalten und auf Wunsch separat anzubieten:
- Hardware (Server, NAS-Geräte, Appliance-Hardware) — für die Linux-Appliance- und Synology-Variante stellt der Kunde die Hardware bereit, alternativ kann sie projektbezogen mitkalkuliert werden
- Datenmigration aus Drittsystemen anderer Hersteller
- Kundenspezifische Software-Anpassungen jenseits der Konfigurationsmöglichkeiten von App Designer NG und Event Actions NG
- Schulungen, Beratungsleistungen und Verfahrensdokumentation
- Projektspezifische Installation auf bestehender Linux- oder Windows-Infrastruktur des Kunden (zusätzlicher Projekt-Aufwand)